Politiques de conservation 7

En regard de la Politique de conservation du SASHSB, l'approche préventive aux sinistres est préconisée. Parmi les causes les plus importantes de sinistres, mentionnons le manque d'entretien ou de surveillance. Les causes de sinistres les plus probables sont les pannes d'électricité due à des conditions atmosphériques, à un bris de tuyau d'eau ou un autre problème mécanique, le vandalisme (tel que l'incendie des bureaux de la SFM) et des infestations ou des moisissures.

Rôles et responsabilités

Le comité responsable de la planification sera composé d'un membre du conseil d'administration, du directeur général, de la directrice de la Maison-Riel et de l'archiviste, d'un représentant du CCFM et du chef de maintien du bâtiment.
Le comité responsable de la planification se réunira au moins une fois par année pour revoir le Plan d'urgence en cas de sinistre ou immédiatement après d'importants changements au bâtiment qui auront un impact sur le Plan d'urgence en cas de sinistre. Le comité révisera aussi le manuel du plan d'urgence en cas de sinistre.
Le comité responsable de la planification s'assurera que tous les employés sont mis au courant du Plan d'urgence en cas de sinistre et que chacun comprend son rôle et ses responsabilités.
Un plan de l'immeuble sera dressé et mis à jour selon le besoin. Le plan d'immeuble précise l'emplacement des collections et de tous les documents rares ou précieux, l'emplacement des dispositifs de sécurité (détecteurs de fumée, extincteurs manuels ou automatiques, éclairage de secours).
Le manuel du plan d'urgence en cas de sinistre doit considérer les questions suivantes: l'évacuation, les communications, les priorités de la sauvegarde des pièces d'archives, l'évaluation, l'intervention et la récupération.
Les priorités de sauvegarde des pièces d'archives sont établies selon l'annexe I, no XIII de la Politique de conservation.
Le plan d'urgence en cas de sinistre doit être bien en vue et disponible lorsque nécessaire:
1. Affichage des numéros des services d'urgence près des principaux téléphones et de l'affiche en cas d'urgences aux sorties appropriées.
2. Distribution du plan d'urgence aux personnes concernées et distribution des mises à jour.

Équipe chargée d'intervenir en cas de sinistre:

Chef d'équipe est responsable:

de la gestion des activités d'intervention en cas de sinistre
des relations avec les médias
de débloquer les fonds nécessaires à la rémunération, aux fournitures, au transport et aux services.

Assistant est responsable:

de rassembler et de coordonner les équipes de travail
de surveiller le déroulement des opérations et l'utilisation du matériel.

Secrétaire est responsable:

de tenir un journal des événements
d'assurer l'inventaire des documents endommagés, le suivi donné et leur location

Coordonnateur est responsable:

d'évaluer les dommages
de coordonner les travaux de récupération
d'assurer la formation des équipes de travail

Coursier est responsable:

d'assurer la présence sur le site des fournitures et du matériel nécessaire en temps voulu
de prendre des photographies des dommages et des activités de récupération

L'équipe est responsable de réunir et de coordonner les équipes de travail; de planifier le travail et de superviser les activités; enregistre le dommage aux documents et contrôle l'inventaire; fait l'évaluation du dommage et détermine les interventions nécessaires; obtient les équipements et matériaux nécessaires, photographie les dommages et les activités de récupération.

Éléments à considérer lors de la revision du plan d'urgence en cas de sinistre

Prévention :

inspections routinières
nettoyage régulier
l'équipement ne doit pas rester sous tension lorsqu'il n'est pas en usage

Règlements :

au sujet de la nourriture et des boissons
pour les fumeurs
au sujet de l'accès aux documents

Sécurité :

vérifications à la fermeture
portes et fenêtres verrouillées
lumières éteintes et robinets fermés à la fermeture
aucune personne non autorisée ne reste dans le centre après la fermeture

Communication : les membres du personnel sont au courant

du plan du bâtiment
de l'emplacement des extincteurs d'incendie
de l'emplacement des déclencheurs d'alarme et de leur utilisation

Identification des sorties d'urgence et des voies d'évacuation

Procédures d'évacuation et l'exercice d'évacuation périodique

Chaque membre du personnel et toutes les institutions ou personnes mentionnées dans le plan d'urgence en cas de sinistre ont une copie du dit plan et des mises à jour.

Retour

Archives

Accueil