Politique générale de conservation

Définitions

Éléments à considérer lors de la revision du plan d'urgence en cas de sinistre

Service des Archives de la Société historique de Saint-Boniface

POLITIQUES DE CONSERVATION

Politique d'acquisition

Conservation

Mesures préventives :
Les nouvelles acquisitions seront traitées de la façon suivante:

1. Dès la réception des documents, ces derniers seront examinés pour des signes d'infestation ou de moisissures.
2. S'il y a des signes d'infestations, les documents seront placés dans des sacs de polyéthylène ou des sacs à déchets (de préférence transparent pour faciliter l'inspection), fermés par un lien torsadé, pendant une période de 30 jours. Ces sacs seront entreposés dans le congélateur de la salle de travail (salle 200) pour 30 jours. Certains documents ne se prêtent pas à la congélation et le SASHSB consultera un conservateur dans ces cas-là. Après la période de congélation, retirez les sacs sans les ouvrir. S'il n'y a pas de signe d'infestation, les sacs seront conservés à la température ambiante dans la salle de quarantaine (salle 202) et examinés régulièrement pour des signes d'infestation. Selon le besoin, les documents seront placés à nouveau dans le congélateur. ⁽¹⁾
3. Si les documents ont été endommagés par l'eau, ils seront examinés pour déceler des signes de moisissures. Ils seront mis en quarantaine (salle202) et traités en conséquence.
4. Si les documents ne présentent aucun signe de contamination, ils seront placés dans la salle de quarantaine, pour 30 jours et examinés régulièrement. Après la période de quarantaine, lorsqu'il a été établi que les documents ne sont pas contaminés, ils seront placés dans la voûte sur les étagères réservées au préarchivage.

Politique de reprographie ⁽²⁾

1. Photocopier les coupures de presse chaque fois que les demandes de consultation font manipuler des chemises contenant des coupures de presse.
2. Tout document endommagé ou dont la manipulation risque d'endommager le document doit être reprographié ou migré:
   1. dans le cas du support de papier, procéder à l'encapsulation de l'original, photocopier le document, et placer ce dernier sous restriction.
   2. dans le cas d'une photographie, produire un négatif de la meilleure qualité possible et faire une copie de consultation; mettre l'original sous restriction.
   3. dans le cas des livres rares, ne reprographier que dans la mesure où ce procédé n'endommage pas le livre. S'il s'agit d'un livre unique, dont on ne connaît pas l'existence de copie ailleurs, consulter un conservateur de reprographier risque d'endommager le livre.
   4. dans le cas d'une audio cassette ou d'un ruban magnétique endommagé, consulter un conservateur avant de reprographier. Pour faire suite à une évaluation d'un conservateur, qui établit un risque de détérioration s'il n'y a pas de reprographie ou de migration, l'archiviste s'assure qu'une reprographie ou une migration soit faite sur un support pouvant servir à la consultation et l'original est placvé sous restriction, ou, selon le cas, procédé à à une reprographie aux fins de la conservation et à la production d'une copie pour la consultation.
   5. dans le cas d'une vidéo cassette ou d'un film endommagé, consulter un conservateur avant de faire une reprographie. La réparation de films (épisser un film) avec de la colle à film ne peut se faire que sous un "fume hood".
   6. dans le cas d'un document produit à l'informatique, consulter un conservateur et un technicien avant de reprographier.
3. Procédés approuvés :
   Toute photocopie sera faite sur papier alcalin.

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1. Voir Teresa Gillies et Neal Putt, Notions d'entretien des collections. Winnipeg : Service de conservation du patrimoine du Manitoba, (sous la direction du Musée de Saint-Boniface), p.113.

2. "The goal of preservation microfilming is the preservation of information either in lieu of preserving the original record (i.e. the original record could be disposed of or in lieu of using the original record for reference purposes, the original would be retained and preserved). For frequently used records with or without intrinsic value, microfilming for preservation purposes would be more cost-effective than most other preservation treatments. On the other hand, the cost of basic preservation and storage for 100 years is approximately half that of microfilming. The key factor is use." NAGARA, GRASP, p.118.