TABLE DES MATIÈRES

Politique générale de conservation

Définitions

Éléments à considérer lors de la revision du Plan d'urgence en cas de sinistre

Service des Archives de la Société historique de Saint-Boniface

POLITIQUES DE CONSERVATION

Annexe I

1. Les pratiques de préservation s'inspireront du document Manuel de conservation des documents d'archives et Lignes directrices concernant les conditions de conservation ambiantes dans une bibliothèque et dans un dépôt d'archives du Conseil canadien des archives 1990. Ces documents seront utilisés en consultation avec les conservateurs des Archives provinciales du Manitoba et de l' ICC.
2. Les microcontenants et les macrocontenant utilisés seront choisis en fonction de leur stabilité chimique. On veillera en particulier à éviter le trop plein ou le manque à remplir des contenants.
3. Les conditions de conservation ambiantes des voûtes ou des aires d'entreposage seront maintenues à l'intérieur des limites suivantes:
   • humidité relative à 40 % ±5 %
   • température à 15C ±5 %
   • filtration d'air de 85 % à 95 % d'efficacité (dust spot efficiency)
   • éclairage limitant la composante ultraviolette.
4. Un hygrothermographe sera placé dans chaque voûte pour enregistrer les conditions de conservation ambiantes.
5. Dans les pratiques de traitement ou les situations d'urgence, en regard des limites de temps et des ressources, l'ordre de priorité à suivre est:
   • les documents qui ont subi un traitement de conservation
   • les documents de grande valeur qui sont sur un support stable
     (tel que le papier de production artisanale)
   • les documents de grande valeur dont le support est de pauvre qualité
     (tel que le papier en haute teneur d'acidité)
   • les documents de moyenne valeur qui sont sur un support stable
     (tel que le papier de production artisanale)
   • les documents de moyenne valeur dont le support est de pauvre qualité
     (tel que le papier en haute teneur d'acidité)
   • les documents de faible valeur qui sont sur un support stable
     (tel que le papier de production artisanale)
   • les documents de faible valeur dont le support est de pauvre qualité
     (tel que le papier en haute teneur d'acidité)
6. L'entreposage dans les congélateurs
   L'espace des congélateurs sera consacré à l'entreposage des documents qui le requièrent selon l'ordre de priorité suivant :
   • les négatifs et films en nitrate de cellulose et d'acétate de cellulose dont le niveau de détérioration n'est pas trop avancé (niveaux 1 et 2)
   • les négatifs couleur de grande valeur
   • les films de grande valeur (sauf les films en polyester)
   • les diapositives de grande valeur
   • les photographies couleur de grande valeur sans négatifs
   • les négatifs couleur de moyenne valeur
   • les diapositives de moyenne valeur
   • les films de moyenne valeur
   • les négatifs couleur de faible valeur
   • les diapositives de faible valeur
   • les photographies couleur de faible valeur sans négatifs
   • les photographies couleur
   • les films de faible valeur
7. Le congélateur de la salle de travail a comme priorité de servir aux besoins urgents :
   • documents contaminés (ex. Insectes)
   • nouvelles acquisitions
8. Considérations à prendre dans la préparation, l'entreposage et le retrait des documents du congélateur
   (voir : Henry Wilhelm et Carol Brower, The Permanence and Care of Color Photographs: Traditional and Digital Color Prints, Color Negatives, Slides, and Motion Pictures, chapitre 19, Frost-Free Refrigerators for Storing Color and Black-and-White Films and Prints, p.655-686) :
   1. la température sera maintenue à -5C
   2. un thermomètre sera placé à l'intérieur des congélateurs et sera placé de façon à être visible par la porte vitrée
   3. les documents doivent être emballés dans des contenants de polyéthylène transparent
   4. des indicateurs d'humidité relative seront placés à l'intérieur des contenants de sorte qu'ils soient visibles (dans certains cas) par la porte vitrée
   5. les contenants seront scellés dans la voûte, après que le tout soit acclimaté aux conditions ambiantes
   6. les documents retirés du congélateur ne doivent pas être retirés de leurs contenants avant d'avoir atteint le niveau de température ambiante (Wilhelm et Brower : 667)
9. Autres considérations au sujet des documents entreposés dans les congélateurs :
   • Aucun document ne sera entreposé dans le congélateur sans être documenté, c'est-à-dire que l'information au sujet du support, de sa condition, de la valeur du document et de sa localisation sera enregistrée.
   • Les documents seront retirés du congélateur à la condition que le client accepte de défrayer les coûts de reprographie.
10. Les mesures à prendre en vue d'assurer la détection et la suppression d'un incendie sont une priorité pour le Centre du patrimoine. Toutes les pièces du Centre du patrimoine sont dotées de détecteurs de fumée et d'une installation d'extinction automatique d'incendie. Ces systèmes de détection et de suppression doivent être vérifiés régulièrement.
11. Le système de sécurité
    Dans la mesure du possible, seule l'entrée 100A sera réservée au public. Les usagers n'auront pas accès aux 2e et 3e étages. En tout temps, un membre du personnel sera au premier étage et maintiendra une surveillance de la salle de consultation. Aucun accès des voûtes (aires de rangement) ne sera permis sans que ce soit accompagné d'un membre du personnel du Centre du patrimoine. Tout usager sera tenu de s'enregistrer annuellement et de s'inscrire au registre des chercheurs chaque jour qu'il vient consulter les documents.
12. Les documents ayant atteint un niveau élevé de détérioration seront au haut de la liste de priorité pour la reprographie
    (tel que les documents en nitrate de cellulose ayant dépassé le niveau 2 et les documents d'acétate de cellulose).
13. La liste de priorité selon l'ordre de valeur des documents sera dressée par l'archiviste en consultation avec l'assistant-archiviste et le directeur général. Cette liste sera conservée dans un endroit sûr au Centre du patrimoine et dans un autre site à l'extérieur du Centre du patrimoine. Cette liste doit rester confidentielle pour éviter d'attirer et de faciliter des vols. Les propriétaires de documents en dépôt au SASHSB seront mis au courant des priorités établies. Les priorités ne tiennent pas compte du fait que les documents sont donnés ou en dépôt seulement.

Une copie des instruments de recherche des archives et des copies des documents essentiels à la reprise des fonctions vitales de la SHSB seront aussi conservées dans les lieux sûrs ci-haut mentionnés..