TABLE DES MATIÈRES

Politique générale de conservation

Définitions

Éléments à considérer lors de la revision du plan d'urgence en cas de sinistre

Service des Archives de la Société historique de Saint-Boniface

POLITIQUES DE CONSERVATION

Énoncé de mission

Le Service d'archives de la Société historique de Saint-Boniface (SASHSB) est constitué en raison de l'article 174.1 de la Loi sur les corporations du gouvernement de la province du Manitoba selon les lettres patentes réputées avoir été délivrées le 14e jour d'octobre 1907. Cette loi stipule que la Société historique de Saint-Boniface a pouvoir de «d'obtenir, d'acquérir, de conserver et de posséder des biens mobiliers.» La mission du SASHSB est d'assurer la promotion et la conservation du patrimoine archivistique des Franco-manitobains. Le mandat d'acquisition est défini dans la politique d'acquisition du SASHSB . Le SASHSB souscrit à l'approche intégrée de la préservation des archives, à savoir de tenir compte des éléments de la préservation dans toutes les fonctions du service des archives selon les pratiques établies les plus courantes en matière de préservation des archives. La prévention par l'entreposage des archives dans un espace aux conditions ambiantes contrôlées, l'emploi de microcontenants et de macrocontenants chimiquement stables, les pratiques de manipulation, le contrôle des infestations et le plan d'urgence en cas de sinistre est référable et moins dispendieuse que les traitements de restauration et la reprographie systématique.

Objectifs

• Le SASHSB conservera ses archives et les archives versées par d'autres personnes et organismes et des dépositaires aussi longtemps qu'elles seront requises par des moyens technologiques susceptibles d'assurer et de faciliter une conservation économique et sécuritaire des archives.
• Le SASHSB considère que la préservation des documents est une activité liée aux pratiques quotidiennes de toutes les personnes utilisant les services du la SHSB (employés, donateurs, chercheurs, contractants, etc.) qui adopteront et appliqueront des normes et des pratiques de manipulation, de rangement et de conservation susceptibles d'assurer la sécurité des archives sous sa garde.
• Le SASHSB fera connaître sa politique de préservation à ses clients en sensibilisant les diverses clientèles à la nécessité de respecter et de manipuler avec soin les documents d'archives.
• Le SASHSB encourage et appuie dans la mesure du possible les services d'archives de la province, et plus particulièrement les services francophones d'archives, dans la prise de conscience des normes les plus élémentaires de préservation des documents.

Normes:

• Le SASHSB utilisera les informations techniques les plus courantes et les compétences professionnelles disponibles en mettant l'accent sur les pratiques préventives.
• Le SASHSB assurera que les normes des conditions ambiantes, d'entreposage et de sécurité où sont entreposés, traités, manipulés, reprographiés et consultés les documents soient respectées.
  (Annexe I)
• La politique d'acquisition tiendra compte de l'état de conservation des documents et assurera d'enregistrer la condition d'état des documents et tout besoin d'intervention pour assurer leur préservation.
• La politique d'exposition des documents déterminera les critères de conservation et les procédures à suivre pour exposer ou prêter en vue d'une exposition des documents.
• Le SASHSB assurera que le personnel porte une attention particulière à observer la condition de préservation des documents au courant des activités quotidiennes et de faire un rapport écrit de toute condition qui menace les documents de détérioration ou d'endommagement.
• Le SASHSB maintiendra un dossier des activités de traitement des archives et s'assurera que tout traitement sera fait selon les normes professionnelles (pour les traitements les plus élémentaires tel que le déroulement des documents) ou par un service professionnel (tel que le Service manitobain de conservation du patrimoine).
• Le SASHSB maintiendra à jour un plan en cas de sinistre qui comprendra les éléments d'état d'alerte préventive et de la récupération.
• Dans sa politique d'acquisition et son plan de gestion préventive, le SASHSB prendra en considération les ressources requises pour conserver les documents y compris l'espace, le personnel, le temps et la possibilité de les préserver pour une période de temps raisonnable.
• Les priorités de préservation feront partie du plan annuel de gestion du SASHSB, tenant compte de l'utilisation, de la valeur et des conditions d'état des documents.